Estrategias de un Ejecutivo Eficiente

Estoy convencida de que el 95% de ejecutivos que trabajan más de 50 horas a la semana, pueden reducir a 40-45 horas creando una estrategia de anticipación, y metas en su gestión.

La relación empleado/jefe usualmente esta establecida en recibir ordenes, pocos empleados se auto motivan en crear estrategias para ser mas eficientes, y reducir el tiempo de ejecución de tareas, que muchas veces extienden no solo el tiempo, pero el esfuerzo mental, y físico.

Peter Drucker Sketchnoting
Peter Drucker Sketchnoting

¿Cual es la idea? “Anticipar”, y crear un mapa mental. Este razonamiento no solo permite concretar las metas, sino ser mas eficiente al momento de establecer prioridades, y ejecuciones de funciones que van mas allá de la descripción del puesto. Generando valor, auto motivación, menos tiempo en tareas sencillas, y mas eficiencia en donde realmente somos buenos.

Estrategias de un Ejecutivo Eficiente

Cree su propio programa de trabajo con estas ideas:

Lectura de los correos: según sea la prioridad de sus funciones, la lectura de los correos debe ser establecido por orden de prioridad. Esta prioridad puede ser: jefe, subalternos, suplidores, actualización o noticias.

Establecer una rutina de cuando, y a que hora debemos leerlos, es primordial. Utilice la primera hora de la mañana en su oficina, para ejecutar las tareas mas difíciles. Pues a esta hora su mente esta fresca, renovada y establece con mas facilidad, pensamientos objetivos.

Recomendación:

  • Clasificar los correos por folders, colores, o prioridades en su programa de administración de correos.
  • Leer y responder de inmediato los mensajes urgentes.
  • Establecer la fecha de seguimiento en el instante en que se resuelve convocar una reunión, o establecer estrategias, llamadas, o cualquier tarea.
  • Los correos personales leerlos, y responderlos en la hora del almuerzo, o al final del día 30 minutos antes de retirarse de la oficina.

Agenda de la semana: en este punto se puede abundar tanto como sea necesario. En el sentido de que usted puede establecer los puntos claves por escrito en forma de títulos o tareas pendientes. Pero cada tarea tiene un plan de acción, o una estrategia clave para el logro de si misma. Puede abundar en el “como” ejecutarlos. Este ejercicio de escribir la solución o estrategias, le permite reforzar la solución a nivel mental, y creara ideas consecutivas para un repunte al resultado que desea obtenerse.

Resumen de metas alcanzadas al final de la semana: cuando se establece un sistema de trabajo, esta parte es la mas sencilla, pues las metas se van alcanzando a medida que va avanzando durante su jornada diaria, semanal, y mensual. Esta forma de trabajo es mas dinámica, y mucho mas enriquecedora, ayudándole incluso a identificar aquellas nuevas experiencias, y aprendizaje. Pues estará mas alerta de lo que pasa a su alrededor, en vez de estar sumergido en papeles, o correos electrónicos.

Establecer un horario para reuniones: aunque es un poco impredecible saber la disponibilidad del tiempo de las personas, las reuniones son las actividades que mas agotan, y consumen un tiempo precioso. Para que estas sean efectivas establezca:

  • Solicitar reuniones en el bloque de horas que mas le convengan.
  • Definir antes de la convocatoria el objetivo de la reunión.
  • Definir, y solicitar el material de soporte.
  • Ir creando durante la reunión un Plan de acción, leerlo enfrente de los invitados, y enviarlo post-reunión.

Al convocar a los participantes, asegúrese que todos comparten la misma visión, y pídales participación, para que al sentarse, puedan ir directamente a los puntos de agenda, y no haya que trabajar en un proceso introductorio, que es el tiempo que mas se consume de las reuniones.

Tener en cuenta que…Los 10 primeros minutos de cada reunión, las personas que están a su alrededor, aumentaran o disminuirán el interés de la conversación, si esta se torna aburrida, y repetitiva.

2 correos importantes que mandar cada semana: Estos pueden ser enviados a su superior inmediato o a su jefe. De esta manera anticipa las actividades en las que usted puede estar involucrado, o en su defecto enterarse de cuales probablemente lo estará.

Estos correos son: ¿Qué planea conseguir que se haga esta semana?, y ¿Lo que realmente terminé esta semana?

Para información de como puedo ayudarle en su gestión estratégica interna escríbame info@cherylceballos.com

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